פרק ה’: רישום וניהול מצאי (אינוונטר)
“הגזבר” – גזבר המועצה או מי שהוא הסמיכו לכך;
“הקטלוג האחיד” – הגדרה אחידה לזיהוי טובין של המועצה שפרסם המנהל הכללי של משרד הפנים;
“המנהל” – מי ששר הפנים הסמיכו למנהל לענין תוספת זו או המנהל הכללי של משרד הפנים;
“ועדת רכש ובלאי” – ועדה שמינתה המועצה לפי סעיף 5 לאשר ביצוע רכישות למועצה, רישומן וגריעתן;
“יחידה” – יחידת רישום עצמאית כגון אגף, מחלקה, מוסד או כל מיתקן אחר של המועצה המחזיק במצאי, שרשם המצאי קבעו כיחידה;
“מחסן” – מקום ריכוז, רישום, אחסון וניפוק מלאי של המועצה;
“מלאי” – טובין המצויים במחסן של המועצה;
“מנהל מחסן” – עובד המועצה שמונה לנהל מלאי;
“מנהל רכש ואספקה” – מי שמונה בידי המועצה לפי סעיף 5 לרכישת טובין, לאחסנתם, להספקתם, לשמירה עליהם ולקביעת רמת המלאי או מי שהוא הסמיכו לכך;
“מספר קטלוגי” – מספר זיהוי של פריט טובין כפי שהוא מופיע בקטלוג האחיד;
“מצאי” – טובין בני קיימה שאינם מאוחסנים במחסן המועצה;
“טובין” – מיטלטלין שבבעלות המועצה או שנמסרו לה דרך שכירות, שאילה או רשיון לרבות כאלה שנתרמו או שנרכשו מכספי תרומה;
“פנקס” – רשימה בספר המלאי והמצאי של המועצה, ערוכה לפי מספרים קטלוגיים;
“רבעון” – פרק זמן של 3 חודשים שתחילתו ב-1 בינואר, ב-1 באפריל, ב-1 ביולי וב-1 באוקטובר של אותה שנת כספים;
“רכישה” – לרבות שכירות ושאילה של טובין;
“רמת מלאי” – כמות או שווי כספי של מלאי במחסן;
“רשם מצאי” – עובד המועצה שמונה לנהל רישום מצאי של טובין במועצה.
(1) מערכת עיבוד נתונים אוטומטית מרכזית לניהול טובין שעליה יורה המנהל;
(2) מערכת עיבוד נתונים אוטומטית נפרדת, ובלבד שהתקיימו תנאים אלה:
(א) מערכת עיבוד הנתונים מאפשרת מעקב אחר הרישום של החשבון הנגדי בהנהלת החשבונות של המועצה ואיתור התיעוד המתאים;
(ב) נתקבל דיווח על יתרות כספיות במתכונת שעליה הורה רואה החשבון של המועצה;
(ג) המערכת מאפשרת את העברת הדיווח למערכת עיבוד נתונים מרכזית באמצעים ממוכנים;
(ד) תכנון עיבוד הנתונים יהיה בהתאם להוראות כל דין ויאפשר בדיקה פנימית ובקרת נתונים;
(3) לפי בקשת ראש המועצה – בדרך אחרת שעליה הורה רואה חשבון שהמנהל מינה לאותה מועצה ובאופן שהורה.
(ב) תיקון רישום, כאמור בסעיף קטן (א), לא ייעשה בדרך של מחיקה, אלא בדרך של כתיבת הנתון החדש בשורה חדשה בציון שם מבצע התיקון, תאריך ביצועו והשורה שאותה מתקנים.
(ב) לצורך מימון רכישות שוטפות רשאית ועדת רכש ובלאי לאשר למנהל רכש ואספקה סכום נמוך מהסכום המזערי האמור בסעיף קטן (א); לא אישרה הועדה סכום כאמור, יחולו הוראות סעיף 8.
(ג) מנהל רכש ואספקה ירכוש טובין כאמור בסעיף קטן (ב) ועל סמך הצעות מחיר שהגישו לו ספקי הטובין שאליהם פנה; הצעות כאמור יירשמו באופן השוואתי ויעמדו לעיון ועדת רכש ובלאי, לפי דרישתה.
(ד) מנהל רכש ואספקה ידווח לועדת רכש ובלאי על רכישה שביצע בהתאם לסמכויותיו המפורטות בסעיפים קטנים (א) ו-(ב), לפי דרישתה.
(ב) טופס ההזמנה יכלול תיאור מלא של הטובין שהוזמנו ופרטים נוספים על אודותם, לרבות כמות, מחיר יחידה, תנאי תשלום, תנאי משלוח, אופן אריזה, מועדי אספקה ותקופת אחריות.
(ג) טופסי הזמנות לרכישות יסומנו במספרים עוקבים.
ראש המועצה רשאי, לאחר התייעצות עם מנהל רכש ואספקה, להחליט על הקמת מחסן, על הטובין שיאוחסנו בו ועל העברתו או חיסולו.
(ב) מנהל רכש ואספקה, בתיאום עם הגזבר, יבדוק ויעדכן, לפחות אחת לשנה, את סוגי הטובין ורמות המלאי של הטובין בכל מחסן.
(ג) מנהל רכש ואספקה יוודא שכמות הטובין שבמחסן תהיה בהתאם לרמת המלאי שנקבעה.
(ב) כל פריטי הטובין המתקבלים במחסן מספק אחד באותו משלוח, יירשמו בידי מנהל המחסן בתעודת כניסה נפרדת, שתישא מספר סידורי עוקב.
(ג) מנהל המחסן ימלא את תעודת הכניסה במספר העותקים הדרוש בטופס שיועד לכך.
(ד) סופק פריט בכמות קטנה מן הכמות המוזמנת או מן האמור בתעודת המשלוח או בחשבון, תירשם בתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח רק הכמות שנתקבלה בפועל.
(ה) סופק פריט טובין בכמות גדולה מן הכמות המוזמנת או מן האמור בתעודת המשלוח או החשבון, תוחזר יתרת הכמות לספק ובתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח תירשם רק הכמות שהוזמנה בפועל.
(ו) נתגלו נזק או השחתה או פגם בטובין שבמשלוח, כולם או חלקם, תירשם בתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח רק כמות הטובין התקינה שנתקבלה, והטובין שנשחתו או שניזוקו או הפגומים כאמור, לא יתקבלו ויוחזרו לספק בצירוף תעודת החזר ובציון סיבת ההחזר.
(ב) רישום הטובין כאמור בסעיף קטן (א) יעודכן באופן שוטף לפי תעודת הכניסה, תעודת הניפוק ותעודת ההחזר.
(ב) טובין ירוכזו במחסן לפי הוראות כל דין לענין בטחון ובטיחות, לרבות הוראות בדבר אחסון חומרי נפץ, חומרים דליקים, חומרים רעילים וחומרים מסוכנים אחרים.
(ג) מחסן יתוחזק, יאובטח ויצויד בפני גניבה, פריצה, שריפה, נזקי מים וחדירת עופות, מכרסמים, זוחלים ומזיקים אחרים.
(ד) תנאי הבטיחות במחסן ייבדקו, אחת לשנה לפחות, בידי מהנדס בטיחות.
(ה) מנהל רכש ואספקה, בתיאום עם המרכז את הטיפול בנושא הביטוח במועצה, יוודא שקיים כיסוי ביטוחי מתאים לאובדן, לגניבה ולנזק אחר למלאי ולמצאי במסגרת פוליסת הביטוח של המועצה, זולת אם החליטה המועצה שלא לבטח טובין אלה.
(ו) מנהל רכש ואספקה יקבע את צורת הדיווח לחברת הביטוח ולגזבר על נזקים שנגרמו למלאי ולמצאי.
(ב) טובין שבמלאי ינופקו לפי טופס דרישה שישא מספר סידורי עוקב חתום בידי מי שהוסמך כאמור בסעיף קטן (א) ובידי הגזבר.
(ב) עותקים של תעודת הניפוק יימסרו למנהל המחסן ולרשם המצאי.
(ב) על אף האמור בסעיף קטן (א), אדם שאינו עובד המועצה המועסק בידי המועצה לביצוע עבודה רשאי לקבל לשימושו טובין ממחסן המועצה, בהתאם להוראות אלה.
(ב) בעת ספירת המלאי ייסגרו מחסני המועצה לכניסה של טובין ולהוצאתם מהם, למעט במקרים חריגים ובאישור מנהל רכש ואספקה.
(ג) תוצאות הספירה יירשמו בטפסים המיועדים לכך ויכללו את מספרם הקטלוגי של הפריטים, תיאורם והכמויות בפועל שנמצאו במחסן בעת הספירה; מבצעי הספירה יחתמו על הטפסים.
(ב) עותק מנתוני ההשוואה כאמור בסעיף 27 ועותק מהחלטת ועדת רכש ובלאי כאמור בסעיף קטן (א) יועברו למנהל המחסן ורשם המצאי, והם יעדכנו את פנקס הטובין לא יאוחר מ-60 ימים מתחילת כל שנת כספים, בהתאם לתוצאות הספירה ולהחלטת ועדת רכש ובלאי.
(ב) המצאי יסומן בסמל המועצה, בסימון שככל האפשר אינו ניתן למחיקה.
(ג) כל יחידה במועצה שבה קיים מצאי, תופיע ברישומי המועצה כיחידת רישום עצמאית, כפי שיורה רשם הטובין, ותצוין במספר זיהוי נפרד.
(ד) מנהל יחידה, או עובד היחידה שמונה לכך בידו, ינהל את רישום המצאי באותה יחידה.
35. גריעת פריט מצאי מהרישום בשל אובדן, או השבתה או מכל סיבה אחרת, תיעשה רק באישור ועדת רכש ובלאי, ערכו של הפריט ייקבע בהתאם למחיר השוק של פריט זהה חדש בעת הגשת הדו”ח.
גבולות סכומים למכרז זוטא
167,700 ₪ – 819,300 ₪
מכרז זוטא ישלח לפחות לארבעה ספקים או קבלנים אם ערכו
בין 167,700 ₪ – 409,700 ₪
מכרז זוטא ישלח לפחות לשישה ספקים או קבלנים אם ערכו
בין 409,700 ₪ – 819,300 ₪
הסכומים בתקנות עבור כלל סוגי הרשויות (עיריות, מועצות אזוריות ומועצות מקומיות) כוללים את סך התשלומים, לרבות מסים, הכלולים בהתקשרות.