פרק ה’: רישום וניהול מצאי (אינוונטר)
תקנות העיריות (הסדר רכישות, ניהול מחסנים, רישום וניהול טובין),
תשנ”ח-1998
בתוקף סמכותי לפי סעיף 347 לפקודת העיריות, ובאישור ועדת הפנים ואיכות הסביבה של הכנסת, אני מתקין תקנות אלה:
“הגזבר” – גזבר העיריה או מי שהוא הסמיכו לכך;
“הקטלוג האחיד” – הגדרה אחידה לזיהוי טובין של העיריה, שפרסם המנהל הכללי של משרד הפנים;
“המנהל” – מי ששר הפנים הסמיכו למנהל לענין תקנות אלה, או המנהל הכללי של משרד הפנים;
“ועדת רכש ובלאי” – ועדה שמינתה מועצת העיריה לפי תקנה 5 לאשר ביצוע רכישות לעיריה, רישומן וגריעתן;
“יחידה” – יחידת רישום עצמאית, כגון: אגף, מחלקה, מוסד או כל מיתקן אחר של עיריה המחזיק במצאי, שרשם המצאי קבעו כיחידה;
“מועצה” – מועצת העיריה;
“מחסן” – מקום ריכוז, רישום, אחסון וניפוק מלאי של העיריה;
“מלאי” – טובין המצויים במחסן של עיריה;
“מנהל מחסן” – עובד עיריה שמונה לנהל מלאי;
“מנהל רכש ואספקה” – מי שמונה בידי מועצת העיריה לפי תקנה 5 לרכישת טובין, אחסנתם, הספקתם, שמירה עליהם ולקביעת רמת המלאי או מי שהוא הסמיכו לכך;
“מספר קטלוגי” – מספר זיהוי של פריט טובין, כפי שהוא מופיע בקטלוג האחיד;
“מצאי” – טובין בני קיימה שאינם מאוחסנים במחסן העיריה;
“טובין” – מיטלטלין שבבעלות העיריה או שנמסרו לה דרך שכירות, שאילה או רשיון, לרבות כאלה שנתרמו או נרכשו מכספי תרומה;
“פנקס” – רשימה בספר המלאי והמצאי של עיריה, ערוכה לפי מספרים קטלוגיים;
“רבעון” – פרק זמן של שלושה חודשים שתחילתו ב-1 בינואר, ב-1 באפריל, ב-1 ביולי וב-1 באוקטובר של אותה שנת כספים;
“רכישה” – לרבות שכירות ושאילה של טובין;
“רמת מלאי” – כמות או שווי כספי של מלאי במחסן;
“רשם מצאי” – עובד העיריה שמונה לנהל רישום מצאי של טובין בעיריה.
עיריה תסדיר את רכישותיה, תנהל את מחסניה ואת הטובין שלה בהתאם לתקנות אלה.
(1) מערכת עיבוד נתונים אוטומטית מרכזית, לניהול טובין שעליה יורה המנהל;
(2) מערכת עיבוד נתונים אוטומטית נפרדת, ובלבד שהתקיימו תנאים אלה:
(א) מערכת עיבוד הנתונים, מאפשרת מעקב אחר הרישום של החשבון הנגדי בהנהלת החשבונות של העיריה ואיתור התיעוד המתאים;
(ב) נתקבל דיווח על יתרות כספיות, במתכונת שעליה הורה רואה החשבון של העיריה;
(ג) המערכת מאפשרת העברת הדיווח למערכת עיבוד נתונים מרכזית, באמצעים ממוכנים;
(ד) תכנון עיבוד הנתונים יהיה בהתאם להוראות כל דין ויאפשר בדיקה פנימית ובקרת נתונים;
(3) לפי בקשת ראש העיריה – בדרך אחרת שעליה הורה רואה חשבון שהמנהל מינה לאותה העיריה, ובאופן שהורה.
(ב) תיקון רישום, כאמור בתקנת משנה (א), לא ייעשה בדרך של מחיקה, אלא בדרך של כתיבת הנתון החדש בשורה חדשה בציון שם מבצע התיקון, תאריך ביצועו והשורה שאותה מתקנים.
מועצת העיריה תמנה מנהל רכש ואספקה וועדת רכש ובלאי.
(ב) לצורך מימון רכישות שוטפות רשאית ועדת רכש ובלאי לאשר למנהל רכש ואספקה, סכום נמוך מהסכום המזערי הקבוע בתקנה 8(א) לתקנות המכרזים; לא אישרה הועדה סכום כאמור, יחולו הוראות תקנה 8.
(ג) מנהל רכש ואספקה ירכוש טובין כאמור בתקנת משנה (ב), על סמך הצעות מחיר שהגישו מספקי הטובין שאליהם פנה; הצעות כאמור יירשמו באופן השוואתי ויעמדו לעיון ועדת רכש ובלאי, לפי דרישתה.
(ד) מנהל רכש ואספקה ידווח לוועדת רכש ובלאי על רכישה שביצע בהתאם לסמכויותיו המפורטות בתקנות משנה (א) ו-(ב), לפי דרישתה.
(ב) טופס ההזמנה יכלול תיאור מלא של הטובין שהוזמנו ופרטים נוספים על אודותם, לרבות כמות, מחיר יחידה, תנאי תשלום, תנאי משלוח, אופן אריזה, מועדי אספקה ותקופת אחריות.
(ג) טופסי הזמנות לרכישות, יסומנו במספרים עוקבים.
(ב) מנהל רכש ואספקה, בתיאום עם הגזבר, יבדוק ויעדכן, אחת לשנה לפחות, את סוגי הטובין ורמות המלאי של הטובין בכל מחסן.
(ג) מנהל רכש ואספקה יוודא שכמות הטובין שבמחסן, תהיה בהתאם לרמת המלאי שנקבע.
(ב) כל פריטי הטובין המתקבלים במחסן מספק אחד באותו משלוח, יירשמו בידי מנהל המחסן בתעודת כניסה נפרדת, שתישא מספר סידורי עוקב.
(ג) מנהל המחסן ימלא את תעודת הכניסה, במספר העותקים הדרוש בטופס שיועד לכך.
(ד) סופק פריט בכמות קטנה מן הכמות המוזמנת או מן האמור בתעודת המשלוח או בחשבון, תירשם בתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח רק הכמות שנתקבלה בפועל.
(ה) סופק פריט טובין בכמות גדולה מן הכמות המוזמנת או מן האמור בתעודת המשלוח או החשבון, תוחזר יתרת הכמות לספק ובתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח תירשם רק הכמות שהוזמנה בפועל.
(ו) נתגלו נזק, השחתה או פגם בטובין שבמשלוח, כולם או חלקם, תירשם בתעודת הכניסה ובתעודת המשלוח רק כמות הטובין התקינה שנתקבלה והטובין שנשחתו או ניזוקו או הפגומים כאמור, לא יתקבלו ויוחזרו לספק בצירוף תעודת החזר ובציון סיבת ההחזר.
(ב) רישום הטובין כאמור בסעיף קטן (א) יעודכן באופן שוטף לפי תעודת הכניסה, תעודת הניפוק ותעודת ההחזר.
(ב) טובין ירוכזו במחסן לפי הוראות כל דין לענין בטחון ובטיחות, לרבות הוראות בדבר אחסון חומרי נפץ, חומרים דליקים, חומרים רעילים וחומרים מסוכנים אחרים.
(ג) מחסן יתוחזק, יאובטח ויצויד בפני גניבה, פריצה, שריפה, נזקי מים וחדירת עופות, מכרסמים, זוחלים ומזיקים אחרים.
(ד) תנאי הבטיחות במחסן ייבדקו, אחת לשנה לפחות, בידי מהנדס בטיחות.
(ה) מנהל רכש ואספקה, בתיאום עם המרכז את הטיפול בנושא הביטוח בעיריה, יוודא שקיים כיסוי ביטוחי מתאים לאובדן, לגניבה ולנזק אחר למלאי ולמצאי במסגרת פוליסת הביטוח של העיריה, זולת אם החליטה מועצת העיריה שלא לבטח טובין אלה.
(ו) מנהל רכש ואספקה יקבע את צורת הדיווח לחברת הביטוח ולגזבר, על נזקים שנגרמו למלאי ולמצאי.
(ב) טובין שבמלאי ינופקו לפי טופס דרישה שיישא מספר סידורי עוקב, חתום בידי מי שנקבע כאמור בתקנת משנה (א) ובידי הגזבר.
(ב) עותקים של תעודת הניפוק, יימסרו למנהל המחסן ולרשם המצאי.
(ב) על אף האמור בתקנת משנה (א), אדם שאינו עובד עיריה המועסק בידי העיריה לביצוע עבודה, רשאי לקבל לשימושו טובין ממחסן העיריה, בהתאם להוראות תקנות אלה.
(ב) בעת ספירת המלאי ייסגרו מחסני העיריה לכניסה של טובין ולהוצאתם מהם, למעט במקרים חריגים ובאישור מנהל רכש ואספקה.
(ג) תוצאות הספירה יירשמו בטפסים המיועדים לכך ויכללו את מספרם הקטלוגי של הפריטים, תיאורם והכמויות בפועל שנמצאו במחסן בעת הספירה; מבצעי הספירה יחתמו על הטפסים.
(ב) עותק מנתוני ההשוואה כאמור בתקנה 27 ומהחלטת ועדת רכש ובלאי כאמור בתקנת משנה (א) יועברו למנהל המחסן ולרשם המצאי, והם יעדכנו את פנקס הטובין לא יאוחר מ-60 ימים מתחילת כל שנת כספים, בהתאם לתוצאות הספירה ולהחלטת ועדת רכש ובלאי.
(ב) המצאי יסומן בסמל העיריה, בסימון שככל האפשר אינו ניתן למחיקה.
(ג) כל יחידה בעיריה, שבה קיים מצאי, תופיע ברישומי העיריה כיחידת רישום עצמאית, כפי שיורה רשם המצאי, ותצוין במספר זיהוי נפרד.
(ד) מנהל יחידה או עובד היחידה שמונה לכך בידו, ינהל את רישום המצאי באותה יחידה.
38. בתוך שישה חודשים מיום תחילתן של תקנות אלה, יושלמו רישומם וסימונם של כל פריטי המלאי והמצאי של עיריה, בהתאם להוראות תקנות אלה.
גבולות סכומים למכרז זוטא
167,700 ₪ – 819,300 ₪
מכרז זוטא ישלח לפחות לארבעה ספקים או קבלנים אם ערכו
בין 167,700 ₪ – 409,700 ₪
מכרז זוטא ישלח לפחות לשישה ספקים או קבלנים אם ערכו
בין 409,700 ₪ – 819,300 ₪
הסכומים בתקנות עבור כלל סוגי הרשויות (עיריות, מועצות אזוריות ומועצות מקומיות) כוללים את סך התשלומים, לרבות מסים, הכלולים בהתקשרות.